Tagihan & pembayaran online

Question 1

Uang pembayaran masuk ke mana?

Accepted Answer

Pembayaran online diproses gateway resmi berlisensi lalu diteruskan ke rekening lembaga-mu sesuai jadwal settlement. Pembayaran tunai/transfer tetap bisa dicatat manual. Tagihan yang dibayar lewat gateway berubah lunas begitu pembayarannya terkonfirmasi, tanpa staf harus mencocokkan mutasi satu per satu. Bawaannya satu tagihan per murid; lembaga yang menyalakan konsolidasi keluarga menerima satu lembar per keluarga per cabang berisi rincian tiap anak. Klasku memisahkan uang yang MASUK dari uang yang DITERUSKAN. Tiap pembayaran punya jejaknya sendiri, dan pencairan ke rekening lembaga dicatat sebagai peristiwa terpisah — jadi selisih antara "sudah dibayar orang tua" dan "sudah masuk rekening" selalu bisa dijelaskan, bukan ditebak.

Question 2

Kapan tagihan terbit, dan kapan jatuh temponya?

Accepted Answer

Tagihan rutin terbit pada tanggal terbit yang lembaga tentukan sendiri (bawaannya tanggal 25) lewat pemeriksaan harian — bukan lewat tombol yang harus diingat staf. Jatuh temponya dihitung dari tanggal terbit ditambah tenggat lembaga, bawaannya tujuh hari. Di luar siklus itu, invoice manual tetap bisa dibuat kapan saja: pendaftaran murid baru, biaya bahan ajar, atau penjualan paket di tengah bulan. Tagihan tidak pernah melintasi cabang — keluarga yang anaknya belajar di dua cabang menerima dua tagihan. Penerbitan rutin dijaga agar tak berlipat: satu paket untuk satu periode hanya bisa melahirkan satu tagihan, walau pemeriksaan hariannya berjalan berulang kali. Tagihan bertotal nol karena diskon penuh lahir langsung berstatus Lunas, dan pesan tagihannya dilewati — bukan dikirim dengan angka Rp 0.

Question 3

Klasku mengingatkan orang tua yang belum bayar?

Accepted Answer

Ya, otomatis. Pengingat dijadwalkan pada jarak hari terhadap jatuh tempo yang lembaga atur sendiri — bawaannya H-7, H-3, hari-H, H+3, dan H+7 — dan satu tagihan hanya menerima satu pengingat per jarak, walau pemeriksaannya berjalan tiap hari. Di luar itu, staf bisa mengirim pengingat massal dari layar tagihan, atau meneruskan satu tagihan lewat WhatsApp-nya sendiri dari layar detailnya. Tagihan yang lewat jatuh tempo ditandai Menunggak, dan angka pada badge navigasi memakai predikat yang sama dengan isi layarnya. Nominal yang disebut pesan pengingat selalu SISA tagihan, bukan nilai awalnya: pembayaran sebagian dan saldo dompet yang sudah dipakai dipotong sebelum kalimatnya dirakit. Menagih angka yang sudah dibayar adalah cara tercepat kehilangan kepercayaan orang tua.

Question 4

Orang tua membayarnya bagaimana?

Accepted Answer

Dari Parents Portal: buka tagihan, tekan bayar, lalu link pembayaran mengarah ke gateway resmi berlisensi dengan kanal seperti QRIS dan virtual account. Pembayaran yang berhasil membuat tagihan berubah lunas sendiri. Satu percobaan pembayaran berlaku 60 menit; sesudahnya link kedaluwarsa dan tinggal dibuat lagi. Pembayaran tunai atau transfer langsung ke lembaga tetap bisa dicatat staf, termasuk pembayaran sebagian — tagihannya lalu berstatus dibayar sebagian sampai sisanya lunas. Bukti bayar di Klasku bukan halaman yang muncul sesudah pembayaran, melainkan konfirmasi dari gateway-nya. Karena itu tagihan tidak pernah dinyatakan lunas hanya karena orang tua kembali ke portal, dan tersedia tombol periksa status untuk pembayaran yang konfirmasinya telat.

Question 5

Tagihan saya harus memuat PPN — bisa dihitung otomatis?

Accepted Answer

Bisa. Tarif pajak disetel sekali di pengaturan lembaga, lalu tiap tagihan yang terbit menghitungnya sendiri: pajak dihitung dari subtotal setelah diskon, ditambahkan ke total, dan barisnya tampil di tagihan yang dilihat orang tua. Tarif yang berlaku dibekukan pada tagihan saat ia terbit. Mengubah tarif bulan depan karena itu tidak menulis ulang tagihan lama — arsipnya tetap menerangkan angka yang benar-benar ditagih waktu itu. Lembaga yang belum berkewajiban memungut pajak tinggal membiarkan tarifnya nol, dan tagihannya lahir persis seperti sebelumnya — tanpa baris kosong yang membingungkan orang tua. Tidak ada tarif yang muncul karena bawaan sistem.

Question 6

Bisa mengenakan denda untuk pembayaran yang telat?

Accepted Answer

Bisa, dan dikenakan admin secara sadar — bukan otomatis. Tombol menambahkan denda hanya ADA pada tagihan yang benar-benar sudah lewat jatuh tempo, dengan nominal yang sudah terisi dari setelan lembaga dan masih bisa diubah per kasus. Denda menambah total tagihan itu, jadi ia ikut terbaca di sisa yang disebut pengingat berikutnya dan di angka tertagih pada laporan. Tidak ada denda yang lahir dari pemeriksaan harian di latar belakang. Keputusan ini dipilih owner Klasku dengan sadar: denda yang dikenakan sistem sendiri akan tetap berjalan pada keluarga yang sudah berbicara dengan lembaga dan mendapat kelonggaran — dan lembaga baru mengetahuinya saat orang tua marah.

Question 7

Orang tua mau membayar tiga bulan sekaligus — dicatat bagaimana?

Accepted Answer

Sebagai deposit ke dompet keluarga. Uangnya dicatat sebagai saldo milik keluarga itu, terlihat oleh staf maupun orang tua, lalu dipakai saat tagihan bulan-bulan berikutnya dibayar — sebagian atau seluruhnya, sesuai yang dipilih saat membayar. Saldo tidak menempel sendiri ke tagihan sembarangan. Yang memilih tagihan mana yang ditutup adalah orang yang membayarnya, sehingga uang muka tidak diam-diam terpakai untuk tagihan yang tidak dimaksud. Dompet keluarga juga rumah bagi kelebihan bayar dan pengembalian: uang yang lebih tidak hilang menjadi catatan di kepala admin, melainkan tercatat sebagai saldo yang bisa dipakai atau dikembalikan. Riwayat saldonya menerangkan tiap penambahan dan pemakaian.

Question 8

Dua anak saya di satu lembaga — orang tuanya dapat dua tagihan?

Accepted Answer

Bawaannya ya, satu tagihan per murid. Lembaga yang menghendaki sebaliknya bisa menyalakan konsolidasi keluarga, dan sejak itu tagihan rutin terbit satu lembar per keluarga per cabang, berisi rincian tiap anak. Pesan tagihannya menyebut nama anak-anaknya supaya orang tua tahu isi lembar itu. Konsolidasi tidak pernah melintasi cabang: keluarga yang anaknya belajar di dua cabang tetap menerima dua tagihan, satu per cabang. Yang dipilih lembaga di sini bentuk penagihannya, bukan cara menghitungnya: paket sesi tiap anak tetap terpisah dan tetap dipotong absensinya sendiri. Konsolidasi hanya menggabungkan lembar tagihannya, sehingga satu pembayaran menutup semuanya sekaligus.

Question 9

Orang tua membayar separuh dulu — bisa dicatat?

Accepted Answer

Bisa. Pembayaran sebagian dicatat apa adanya, tagihannya berstatus dibayar sebagian, dan sisanya dihitung sendiri. Pengingat berikutnya menyebut sisa terbaru, bukan nilai awal tagihan. Yang tidak diperbolehkan adalah mencatat pembayaran melebihi sisa tagihan — kolom nominalnya menolak angka yang lebih besar. Uang lebih yang memang diterima lembaga dicatat sebagai deposit ke dompet keluarga, sehingga ia tetap terlihat sebagai uang milik keluarga itu. Larangan kelebihan bayar bukan kerewelan: tagihan yang tercatat dibayar lebih membuat laporan pendapatan menghitung uang yang belum jadi haknya lembaga. Dompet keluarga menyelesaikan keduanya sekaligus — uangnya tercatat, dan tagihannya tetap jujur.

Question 10

Orang tua minta kwitansi — harus dibuatkan manual?

Accepted Answer

Tidak. Tagihan yang sudah lunas bisa diunduh sendiri oleh orang tua sebagai kwitansi PDF dari Parents Portal, lengkap dengan nomor tagihan, rinciannya, dan identitas lembaga. Kwitansi hanya terbit untuk tagihan yang benar-benar lunas. Tagihan yang baru dibayar sebagian tidak bisa diunduh sebagai kwitansi, karena kertas bertuliskan lunas atas tagihan yang belum lunas adalah kertas yang berbohong. Rincian di kwitansi berasal dari tagihan itu sendiri — bukan diketik ulang — sehingga nominal, diskon, pajak, dan pembayaran yang tercatat mustahil berbeda dari yang dilihat lembaga di panel tenant.

Question 11

Tagihan salah terbit — dihapus saja?

Accepted Answer

Tidak dihapus, dibatalkan atau dikoreksi. Tagihan yang belum dibayar bisa dibatalkan sehingga tidak lagi ditagih maupun diingatkan; tagihan yang sudah dibayar sebagian atau lunas dikoreksi lewat nota kredit sebesar nilai yang perlu dikurangi. Nota kredit mencatat alasan dan penulisnya, lalu mengubah sisa tagihan seperti seharusnya. Kalau uangnya perlu kembali ke keluarga, nilainya masuk ke dompet keluarga dan bisa dipakai untuk tagihan berikutnya atau dikembalikan. Menghapus tagihan akan menghapus jejaknya juga — termasuk pembayaran yang sudah tercatat atasnya — dan itu tepat jenis lubang yang membuat pembukuan lembaga tak bisa dipercaya. Klasku memilih koreksi yang meninggalkan jejak, bukan penghapusan yang bersih di layar.

Question 12

Ada laporan pemasukan per bulan atau per cabang?

Accepted Answer

Ada. Laporan Klasku memisahkan yang TERTAGIH dari yang TERBAYAR, per rentang tanggal, dan bisa dipecah per cabang maupun per program — dua angka yang sering dianggap sama padahal jaraknya justru pekerjaan admin bulan itu. Selain itu ada laporan tunggakan per murid, sehingga daftar yang perlu ditagih tidak perlu disusun manual. Di paket Pro, semuanya bisa diekspor ke berkas spreadsheet. Angka laporan diturunkan dari tagihan dan pembayaran yang sama dengan yang dilihat orang tua, jadi tak ada versi kedua yang perlu direkonsiliasi. Kelebihan bayar sengaja tidak dihitung sebagai pendapatan — ia uang keluarga yang dititipkan, bukan uang yang sudah jadi hak lembaga.

Tagihan & pembayaran online

Pertanyaanmu belum terjawab?